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Aplicações de GDSS em Ambientes Organizacionais

Públicos e Privados

Jairo Simião Dornelas

Universidade Federal de Pernambuco

Doutorando PPGA-UFRGS. E-mail:Jairo@npd.ufpe.br

Abstract

This paper review basic concepts on Group Decison Support Systems (GDSS) and verify potentials applications of this techonology on emergent ways of organizational life. Also, It repots various forms of implementation of this schema and very fields like collaborative librarian work, total quality approaches, management of eletronic meetings and typycal situations of GDSS views included electronic brainstorming, idea generation and organization and voting . The paper advocates too the adoption of GDSS on initial steps of a concrete and important task: the particpative budget of a city.

Palavras-Chave: GDSS - Groupware - Trabalho Cooperativo-Participativo

INTRODUÇÃO

A contínua evolução dos sistemas de informação quer em termos de técnicas, quer em termos de especificação, quer em atendimento às necessidades dos usuários, foi sendo aprimorada ao longo das últimas duas décadas, migrando da cobertura das necessidades operacionais para as funções estratégicas.

Nesta rota evolutiva ganharam cada vez mais espaço, sistemas que atendiam as decisões não estruturadas. A ênfase requerida aos sistemas era o apoio à decisão, e é nessa vertente que surgem em evolução gradual: Management Information Systems (MIS), Decision Support Systems (DSS), Executive Informations Systems (EIS), Industrial Information Systems (IIS) como listado por Furlan (Furlan, 1994).

Marcante também é que consagra-se os anos 80 como a era da computação pessoal, devido a explosão, consumo e utilização de microcomputadores, os quais foram incorporados ao cotidiano da computação empresarial e pessoal, explorando ferramentas como planilhas eletrônicas, sistemas de gerenciamento de banco de dados, softwares de editoração eletrônica, etc. (Chen e Liou, 1991).

Paradoxalmente, quanto mais se aperfeiçoava (e mesmo desmistificava-se) o arsenal de apoio computacional em termos de hardware e software, mas a computação pessoal isolava as pessoas, fazendo-as trabalhar com certo tipo de dissociação, mesmo que se visasse a consecução de um objetivo comum.

Todavia, as modernas formas de organização que emergem nos anos 90, aliada a crescente penetração das redes de computadores, que em última análise são sistemas comunicantes, valorizam e enfatizam o trabalho cooperativo como essencial ao desenvolvimento das organizações (Tapscott e Caston, 1995).

De fato, a idéia de times, de pessoas compartilhando recursos e trabalhando conjuntamente para resolver complicadas tarefas, ressoa como atual, configurando-se como um dos pilares da administração renovada (Aktouf, 1996).

Essa convergência entre modernidade propiciada por facilidades decorrentes do uso das redes de computadores como instrumentos de comunicação e a retomada do conceito de trabalho em grupo, impulsionou desde o fim da década de 80 uma nova família de sistemas de informação, os chamados Sistemas de Apoio à Decisão em Grupos ou em termos mais conhecidos, Group Decision Support Systems (GDSS), prenunciando que os anos 90 serão a década da computação interpessoal.

Este trabalho visa relatar como diversas aplicações podem vir a se enquadrar nesta espécie de novo paradigma computacional, via utilização de GDSS. Para tal relatará algumas indicações de uso efetivo em diversos processos organizacionais, a partir de uma compilação de artigos sobre o tema. Debruçar-se-á, em um segundo instante, sobre o exame de viabilidade de uso de um sistema desta natureza nas diversas fases de consecução de uma aplicação real: o orçamento participativo da cidade de Porto Alegre.

2. RÁPIDA VISÃO CONCEITUAL DE GDSS

Entre as várias definições existentes para sistemas de apoio à decisão em grupos, duas são essenciais para o entendimento que se pretende neste trabalho.

Primeiramente resgata-se uma sinonímia acatada pelo espectro técnico da área de informação. De fato aceita-se como referenciando um único objeto de estudo, termos como:

  • Group Decision Support Systems;
  • Group Support Systems;
  • Groupware;
  • Eletronic Meetings Systems;
  • Computer Support Cooperative Work.

Todos estes termos podem genericamente referir um "sistema integrado de computadores e propriedades de comunicação que suportam atividades envolvendo grupos de pessoas, as quais trabalham em conjunto visando um objetivo comum" (Chen e Liou, p. 333). Esta definição é consistente com a visão dos chamados "strict constructionists", corrente de autores que vincula GDSS ao prisma técnico, mais próxima da ciência da computação (Bannon e Schmidt, 1991).

Uma outra corrente, contrária aos autores citados no parágrafo anterior, taxada de "loose constructionists" (op. cit.), volta-se mais aos aspectos dos grupos e das influências pessoais e organizacionais, e prefere definir Groupware como: "um conjunto de técnicas e métodos que contribuem para a realização de um objetivo comum por parte de vários atores, separados ou reunidos pelo tempo e espaço, contando com o auxílio de dispositivos interativos que usam informática, telecomunicações e métodos de condução de trabalhos em grupo". (AFCET, apud Favier, 1997).

2.1. ELEMENTOS FUNDAMENTAIS DE GDSS

Fundamentalmente a essência do GDSS é facilitar a interação entre pessoas e possivelmente entre agentes autônomos independentes.

Conceitualmente um GDSS visa integrar tecnologia e perspectivas comportamentais, fundamentando-se em seis aspectos principais:

  • Tecnologia - o suporte da tecnologia da informação incluindo comunicação entre sistemas;
  • Grupos - uma coleção de pessoas envolvidas em um processo de comunicação e compreensão visando um objetivo comum e de implicação coletiva;
  • Tarefa - a atividade que os atores do grupo estarão envolvidos e que pode assumir os perfis de tarefa de comunicação, tarefa de coordenação e tarefa de colaboração;
  • Processo - as diversas atividades nas quais pode ser dividida uma tarefa e que serão objeto da cooperação do grupo;
  • Organização - referindo elementos típicos da cultura e estrutura organizacional;
  • Ambiente - o espaço-tempo onde se insere a organização, que regula a concorrência e onde se busca obter vantagem competitiva.

2.2. SOFTWARES PARA GDSS

Vários softwares dão suporte ao conjunto de atividades definidas para um GDSS. Entre os softwares comerciais o Lotus Notes é sem dúvida o mais divulgado. Todavia, gigantes da indústria da computação como a Netscape e Microsoft já propugnam uma intensa e acirrada disputa por esta fatia do mercado (Dornelas e Vargas, 1996).

Historicamente vários softwares contribuíram para a afirmação da tecnologia, particularmente em termos de pesquisa acadêmica. Alguns deles hoje em dia, são disponíveis inclusive em versões comerciais e têm ampla aceitação nos Estados Unidos. Dentre os softwares que serão referenciados neste artigo, destaca-se, sem dúvida, o pacote GroupSystems (Nunamaker et al, 1991).

No conjunto global, além das características distintas de cada software, são requerimentos usuais da implementação de um GDSS:

  • Tratamento eletrônico das informações;
  • Ferramentas específicas de suporte e de estruturação da tarefa;
  • Suporte a estruturação do processo decisório;
  • Comunicação virtual dos participantes;
  • Possibilidade de Anonimato;
  • Desenvolvimento de um repositório de dados.

......Elencados os dois grandes elementos associados ao conceito de GDSS, relatar-se-ão algumas aplicações e posteriormente, indicado como o esquema de GDSS pode potencialmente ser aplicado a um caso concreto e, bastante conhecido, qual seja o orçamento participativo de Porto Alegre.

3. APLICAÇÕES DE GDSS

....A fim de cobrir este tópico da pesquisa, pelo menos em seu caráter introdutório, foi pesquisado em ambientes de publicação eletrônicos e convencionais, disponíveis na instituição de trabalho do pesquisador, e tão somente para o ano de 1996, relatos sobre o uso de GDSS em processos reais, ou noticiados, na esfera organizacional.

O levantamento revelou alguns exemplos concretos que serão aqui sumarizados e para os quais indica-se a referência, caso haja intenção de um maior aprofundamento no exame.

3.1. IDENTIFICAÇÃO DE APLICAÇÕES

  • O primeiro trabalho e mais fortemente embasado exemplo que foi encontrado atinente ao tema, foi um exame de como um GDSS pode enquadrar-se em um framework de TQM, a fim de garantir maiores produtividade e efetividade (Milam et al, 1996). Os autores citam que vários softwares que implementam GDSS, tais como GroupSystems, TeamFocus e VisionQuest, possibilitam um trabalho mais rápido e proveitoso, particularmente no que tange a geração, organização e comunicação(em paralelo) de idéias. Tais efeitos são evidenciados na redução de custos e de tempo dos encontros para discussão de tarefas e em uma crescente satisfação e uso do sistema de suporte à decisão;
  • Identificou-se também uma exemplificação de como um GDSS pode ser utilizado para situações de problem solving. Este estudo (Scalia e Sackmary, 1996), feito com grupos de estudantes mostra que em escala de problemas corporativos, o GDSS leva a uma posição mais confortável quando a discussão encaminha-se para aspectos de colaboração e comunicação, todavia revela-se como pouco contributivo quando trata de situações de problem solving;
  • Um terceiro exemplar exibe a potencialidade de um GDSS para auxiliar, de forma cooperativa e com agentes autônomos, pelo menos ao nível de processamento habitual, a busca de material bibliográfico, efetuada a partir de grupos que cooperam (Swigger e Hartness, 1996). Os autores exibem com várias ilustrações como um ambiente desta natureza e a exploração de um software em regime cooperativo, podem incrementar esta tarefa;
  • Um interessante exploração do pacote GroupSystems é relatada no trabalho de Marsh(1996), exibindo como a adoção deste pacote em um ambiente de decisão, encoraja a participação, aumenta o consenso e habilita os participantes a proveitosas negociações. O trabalho sugere a adoção de GDSS em reuniões deliberativas, em reuniões de especificação de requerimentos, em ambientes de JAD (Joint Application Development) e mesmo em processos de reengenharia de negócios. Ilustra também o suporte que possíveis versões de GDSS distribuídos, sob Internet poderiam prestar em ambientes dispersos;
  • Por último identificou-se uma aplicação potencialmente rica em termos de GDSS: a exploração de um sistema desta natureza pela gerência de vendas (Dishman e Aytes, 1996). Este estudo examina como um GDSS pode aumentar a participação e a cooperação entre equipes de venda em resposta às necessidades do mercado (para casos específicos). A investigação informa que entre outros benefícios, um GDSS neste nível carreia um conjunto de informações do pessoal de vendas, liberando o time para tarefas criativas , que ficam registradas e que se incorporam ao patrimônio intangível do grupo.

Evidentemente uma série de restrições poderiam ser estabelecidas quanto a veracidade, propriedade e aplicabilidade das premissas defendidas nos artigos acima e as condições de contexto de nossa realidade.

Todavia, mais importante é ressaltar que, gradualmente, aplicativos do naipe dos sistemas de apoio à decisão em grupo, mais e mais evoluem e tendem a ser incorporados às opções de gestão empresarial.

Um observação final antes de direcionar o trabalho ao exame de um potencial uso de um GDSS em um caso típico, se faz mister. Há uma nítida tendência a que uma nova geração de GDSS apareça e sedimente-se no mercado computacional, seria a geração dos Web-GDSS.

Fabricantes de softwares prometem lançar versões de softwares deste tipo ainda no corrente ano, mas já se acha disponível para uso em escala acadêmica, o software TCB-Works(Dennis et al, 1996).

Este software permite estabelecer repositórios de dados e encaminhar diversas "features" comuns em ambientes de decisão, apenas com cliques em botões, sendo, por esta razão, de facílimo uso. As principais facilidades de uso do TCBWorks incluem: definição de critérios, ordem de votação, ranqueamento de alternativas, discussão de tópicos e outras facilidades de organização de idéias. Todas estas opções são disponibilizadas em ambientes de World Wide Web (WWW) e permitem a assunção de papéis pelos participantes.

4. ORÇAMENTO PARTICIPATIVO

O orçamento participativo de Porto Alegre é uma peça oriunda da chamada administração popular a qual "mostra que é possível democratizar os processo decisórios de financiamento e de alocação de recursos, sem perda de racionalidade ou de eficiência" (Horn, 1994, p. 10).

Esta inovação na política de gestão de atividades públicas é concebida e executada de forma que há um respaldo e comprometimento explícito dos grupos participantes.

Em termos metodológicos (Horn, 1994) poderia ser comparada a um estudo de tomada de decisão multicritério(Keeney & Raiffa, 1976), com um elemento adicional que seria a incorporação de assincronia de decisões tomadas por grupos de forma dispersa.

4.1. A Estrutura Decisória do Orçamento Participativo

São orientações gerais do processo (Orçamento, 1997):

  • A cidade é dividida em 16 microregiões, cada qual com um quorum de delegados eleitos a partir da participação popular;
  • Além da atuação nas microregiões, a população organizada tem participação na estrutura representativa, através de plenárias temáticas;
  • Cada região e cada temática dispõe, então, de representantes em um chamado de conselho de delegados, cuja função principal é discutir e elencar demandas e eleger os dois representantes na estrutura maior que é o conselho do orçamento participativo;
  • As discussões se dão com base em um elenco de critérios aos quais são atribuídos por regiões pesos e notas;
  • Na edição de 1998, estão definidos critérios gerais os quais receberão notas de 1 a 5:
  • Carência do Serviço ou Infra-estrutura;
  • População Total da Região;
  • Prioridade Temática da Região.
  • Para as prioridades temáticas da região estão definidas as seguintes alternativas, as quais deverão ser hierarquizadas nos conselhos:
  • Saneamento Básico;
  • Política Habitacional;
  • Pavimentação;
  • Educação;
  • Assistência Social;
  • Saúde;
  • Transporte e Circulação;
  • Áreas de Lazer;
  • Esporte e Lazer;
  • Organização da Cidade;
  • Desenvolvimento Econômico;
  • Cultura.

Esta estruturação contempla internamente duas marcantes instâncias de decisão, quais sejam: o conselho de delegados e o conselho do orçamento participativo. É exatamente por adequação ao escopo de tomada de decisão, que se vê possibilidade de adoção de um GDSS na implementação do orçamento municipal.

4.2. Viabilidade de Adoção de GDSS

Como já mencionado anteriormente há duas instâncias fundamentais de decisão na estrutura do Orçamento Participativo: o Conselho dos Delegados e o Conselho do Orçamento.

Em ambas estruturas de representação, são estabelecidas discussões para obter-se um ranking de prioridades entre as alternativas e elencadas dentro das prioridades, a elaboração de demandas.

As discussões são conduzidas no sentido de buscar maximizar os recursos disponíveis para cada regional ou demanda suscitada. Como, em princípio, os delegados representam associações, bairros ou outro tipo de instituição, é visível o conflito que há de surgir para se obter uma solução que contemple a todos os interesses.

É exatamente aqui que afloram as características usualmente relacionadas a GDSS e portanto, autorizam o pesquisador a tornar exeqüível sua adoção. De fato, características como negociação, conflito, consenso, compromisso com a solução, busca de melhor performance e assunção de papéis, emergem instantaneamente da implementação das reuniões.

Fundamental é verificar o tipo de apoio que um GDSS poderia fornecer ao ambiente propiciado pelos encontros. Certamente o suporte a geração de idéias (com ou sem anonimato), a facilidade de organização de mapas cognitivos para revelação de prioridades e objetivos e as possibilidades de votação (voting) e simulação de resultados estariam muito bem encaminhadas e tornariam o processo global de discussão mais dinâmico e seguro.

Obviamente alguns outros elementos das implementações dos GDSS atualmente disponíveis ao nível comercial, poderiam ser explorados para obter uma melhor qualidade no processo decisório. Entre estes citem-se:

  • A possibilidade de construção de um banco de idéias para cada regional/temática, a fim de registrar e permitir uma avaliação temporal das demandas;
  • Um esquema eletrônico e fidedigno de monitoração da execução das demandas suscitadas;
  • Elaboração de pré-agendas para as reuniões;
  • E mais futuristicamente a discussão de critérios técnicos de avaliação das demandas entre os delegados e os departamentos técnicos da prefeitura.

Os fóruns aos quais aplicar-se-iam o software teria potencialidades distintas a serem exploradas no conselho de delegados (organização de demandas) e no conselho do orçamento (discussão/simulação de alocações), mas há concretamente um vasto campo para a aplicação iminente do pacote.

5. CONCLUSÃO

Este pequeno trabalho teve por objetivo mostrar a atualidade, potencialidade e oportunidade da família de softwares taxadas de Group Decision Support Systems. Em termos concretos, o artigo faz parte de uma estratégia de estudos, que visa propor em futuro mediato, a adoção de um software desta natureza, para ser integrado ao módulo computacional que dá suporte ao orçamento participativo da cidade de Porto Alegre. Como tal, afigura-se como uma atividade exploratória e de quase ensaio.

Não obstante, propugna a validade da adoção do software no contexto almejado e se alicerça na ampla penetração do tipo de software em diversos campos de atividade humana, que lidam com decisão, comunicação e cooperação.

Elenca em seu bojo exemplos concretos de uso de GDSS, vislumbra a possibilidade de uso via rede internet e em versão WWW, e estima que haverá uma acirrada disputa de mercado para este nicho.

Identificando em termos gerais a conceituação de GDSS, tenta mostrar como o orçamento participativo pode ser perfeitamente enquadrado, ao nível das discussões para formulação neste esquema e por fim advoga que haverá ganhos se o mesmo for adotado.

Descreve ainda a existência de um grande rol de softwares no mercado implementando cada vez mais funções típicas de GDSS, entre as quais: Brainstorming Eletrônico, Categorização, Estratégia de Voto, Emissão de Comentários, Dicionário de Grupo, Avaliação de Alternativas, Política de Desenvolvimento de Sentenças, Memória de Grupo, Censos(surveys), Escrita em Grupo(Có-autoria) e Identificação de Papéis (AMG, 1996).

Em conclusão ressalta a intensa produção de papers sobre o tema nos últimos anos, revela a existência de grupos de pesquisa sobre o tema ao nível mundial e destaca que há por um lado a necessidade de entender a computação interpessoal como o encaminhamento futuro e que GDSS e um desafio a enfrentar como elemento estratégico nas decisões organizacionais.

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